Jak powinna wyglądać ewidencja na potrzeby rozliczenia ulgi IP BOX?

Jak powinna wyglądać ewidencja na potrzeby rozliczenia ulgi IP BOX?

Wprowadzona od 1 stycznia 2019 roku do polskiego porządku prawnego ulga IP BOX (Intellectual Property Box) uprawnia programistów, prowadzących własną działalność gospodarczą i tworzących lub rozwijających program komputerowy/oprogramowanie do opodatkowania dochodu otrzymanego z tytułu sprzedaży praw do tego oprogramowania preferencyjną  stawką podatku dochodowego w wysokości jednie 5 %.

Jako że skorzystanie z ulgi nie jest obowiązkowe, ustawodawca nałożył na tych, którzy planują skorzystanie z ulgi, dodatkowy obowiązek w postaci prowadzenia odrębnej – od podatkowej księgi przychodów i rozchodów – ewidencji dotyczącej IP BOX.

Jak zatem ewidencja na potrzeby IP BOX powinna wyglądać?

Niestety nie ma jednego, ogólnego wzoru ewidencji. Kwestię konieczności prowadzenia ewidencji reguluje art. 30 cb ust. 1 ustawy o PIT. Według wyżej wymienionego przepisu ewidencja powinna zawierać:

  1. wyodrębnienie każdego kwalifikowanego IP;
  2. ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów oraz dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane IP;
  3. wyodrębnienie kosztów (z litery a, b, c lub d wzoru nexus) przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
  4. zapisy zapewniające ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
  5. zapisy zapewniające ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi (albo do tych produktów lub tych usług) – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze (albo w produktach lub usługach), a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.

Dodatkowo, z objaśnień wydanych w lipcu zeszłego roku przez Ministerstwo Finansów, dotyczących ulgi IP BOX wynika dodatkowo, że:

  • przepisy nie narzucają konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele preferencji IP Box;
  • ewidencję można sporządzać komputerowo w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego oraz comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca;
  • ewidencja powinna być prowadzona w sposób należyty i zawierać wszystkie informacje pozwalające ustalić w zeznaniu rocznym osiągnięte przychody, poniesione koszty, dochody, straty, dochody podlegające preferencyjnej 5-procentowej stawce podatku, dochody pozostałe (niepodlegające 5-procentowej stawce PIT).
  • ewidencja powinna zawierać zestawienie wszystkich wydatków od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego;
  • dodatkowo ewidencję należy sporządzać poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań;
  • wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana, natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych miesięcy kalendarzowych.

Z dotychczas wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacji wynika, że brak prowadzenia, odrębnej od podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji skutkuje brakiem możliwości skorzystania z ulgi IP BOX. Ponadto, ewidencję należy prowadzić tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%, oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

Przeczytaj także

Potrzebujesz pomocy przy uzyskaniu ulgi IP BOX?

Pomożemy uporać się z ewidencją na potrzeby ulgi IPBOX. Możemy przygotować analizę projektów pod kątem ich kwalifikacji jako dochód z prawa własności intelektualnej, przygotować wewnętrzną dokumentację i ostatecznie wystąpić z wnioskiem o uzyskanie interpretacji indywidualnej prawa podatkowego zabezpieczające rozliczanie ulgi.

Możesz też skontaktować się bezpośrednio z autorem artykułu, wysyłając wiadomość na adres: ilona.swiderska-cwik@kolmers.pl