Wprowadzona od 1 stycznia 2019 roku do polskiego porządku prawnego ulga IP BOX (Intellectual Property Box) uprawnia programistów, prowadzących własną działalność gospodarczą i tworzących lub rozwijających program komputerowy/oprogramowanie do opodatkowania dochodu otrzymanego z tytułu sprzedaży praw do tego oprogramowania preferencyjną stawką podatku dochodowego w wysokości jednie 5 %.
Jako że skorzystanie z ulgi nie jest obowiązkowe, ustawodawca nałożył na tych, którzy planują skorzystanie z ulgi, dodatkowy obowiązek w postaci prowadzenia odrębnej – od podatkowej księgi przychodów i rozchodów – ewidencji dotyczącej IP BOX.
Jak zatem ewidencja na potrzeby IP BOX powinna wyglądać?
Niestety nie ma jednego, ogólnego wzoru ewidencji. Kwestię konieczności prowadzenia ewidencji reguluje art. 30 cb ust. 1 ustawy o PIT. Według wyżej wymienionego przepisu ewidencja powinna zawierać:
- wyodrębnienie każdego kwalifikowanego IP;
- ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów oraz dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane IP;
- wyodrębnienie kosztów (z litery a, b, c lub d wzoru nexus) przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
- zapisy zapewniające ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
- zapisy zapewniające ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi (albo do tych produktów lub tych usług) – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze (albo w produktach lub usługach), a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.
Dodatkowo, z objaśnień wydanych w lipcu zeszłego roku przez Ministerstwo Finansów, dotyczących ulgi IP BOX wynika dodatkowo, że:
- przepisy nie narzucają konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele preferencji IP Box;
- ewidencję można sporządzać komputerowo w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego oraz comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca;
- ewidencja powinna być prowadzona w sposób należyty i zawierać wszystkie informacje pozwalające ustalić w zeznaniu rocznym osiągnięte przychody, poniesione koszty, dochody, straty, dochody podlegające preferencyjnej 5-procentowej stawce podatku, dochody pozostałe (niepodlegające 5-procentowej stawce PIT).
- ewidencja powinna zawierać zestawienie wszystkich wydatków od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego;
- dodatkowo ewidencję należy sporządzać poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań;
- wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana, natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych miesięcy kalendarzowych.
Z dotychczas wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacji wynika, że brak prowadzenia, odrębnej od podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji skutkuje brakiem możliwości skorzystania z ulgi IP BOX. Ponadto, ewidencję należy prowadzić tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%, oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.
