Administrator danych osobowych może, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, przekazać je innemu podmiotowi. Przekazanie to odbywa się jednak włącznie na podstawie pisemnej umowy (może być zawarta w formie elektronicznej) lub innego instrumentu prawnego. Jak powinna zostać przygotowana taka umowa, aby spełnione zostały wymogi o ochronie danych osobowych?

Dla prawidłowego stosowania instytucji powierzenia przetwarzania danych osobowych określonej w art. 28 RODO zasadnicze znaczenie ma ustalenie różnicy pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym. Według definicji zamieszczonych w art. 4 pkt 7 i 8 RODO, „administratorem” jest podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Określenie zaś „podmiot przetwarzający”, inaczej zwanym również „procesorem” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. W literaturze podkreśla się, że istotą konstrukcji powierzania przetwarzania (czyli operacji lub zestawu operacji wykonywanych na danych osobowych) jest zlecenie przez administratora wybranemu podmiotowi przetwarzającemu dokonania określonych czynności przetwarzania, w imieniu i na rzecz administratora. Cechą zatem odróżniającą administratora od podmiotu przetwarzającego jest więc to, że drugi nie decyduje o celach i sposobach przetwarzania. Najczęściej administrator podejmuje decyzję o powierzeniu przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi, gdy uzna, że podmiot, któremu powierzy te czynności, wykona je bardziej efektywnie, tj. wykona te czynności w imieniu administratora szybciej, skuteczniej i zapewne taniej. Najczęściej jako przykład powierzenia przetwarzania danych osobowych przez administratora podaje się przekazanie danych podmiotowi specjalizującemu się w obsłudze księgowej, czy informatycznej.

W listopadowym numerze miesięcznika Benefit 11(90)/2019 ukazał się obszerny artykuł mec. Ilony Świderskiej-Ćwik dotyczący umowy powierzenia przetwarzania danych.

Z elektroniczną wersją artykułu można zapoznać się tutaj: https://www.miesiecznik-benefit.pl/rozwoj/benefity/news/umowa-powierzenia-jest-niezbedna/