Koniec czerwca to co roku okres wzmożonej pracy biur księgowych i prawników obsługujących podmioty gospodarcze, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli rok obrotowy dla danej spółki, wpisanej do KRS, pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to sprawozdanie finansowe należy złożyć w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia, a więc maksymalnie do 15 lipca danego roku. Od niedawna można dokonać tego tylko elektronicznie przez internet, dodatkowo pod pewnymi warunkami jest to bezpłatne.
Spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna i europejska to podmioty, których dotyczy obowiązek składania sprawozdań finansowych. Zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem portalu eKRS poprzez zgłoszenie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). W tym celu osoba zgłaszająca powinna założyć konto w eKRS. Konto można otworzyć za pośrednictwem S24 na stronie głównej portalu eKRS. Utworzone konto daje między innymi dostęp do funkcjonalności portalu, dotyczącej zgłaszania dokumentów finansowych do RDF.
Lista dokumentów, które podlegają zgłoszeniu to:
- roczne sprawozdanie finansowe
- sprawozdanie zarządu z działalności
- informacja dodatkowa
- uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
- uchwała o podziale zysku bądź pokryciu starty
- opinia biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego
Oczywiście w zależności od formy prawnej podmiotu lista dokumentów może nie zawierać wszystkich wymienionych wyżej pozycji.
Jak wysłać sprawozdanie do KRS?
Sprawozdanie musi być podpisane podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Za pośrednictwem systemu wprowadza je przynajmniej jeden reprezentant spółki (członek zarządu).
Wybrana z zarządu osoba do wysłania:
- jeśli ma już założone konto, to wybiera na stronie https://ekrs.ms.gov.pl „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i loguje się do systemu.
- jeśli nie ma jeszcze konta, to musi je najpierw założyć na stronie https://ekrs.ms.gov.pl – zakładka „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski”, polecenie „Utwórz konto” w lewym, dolnym rogu.
Osoba reprezentująca spółkę posiadająca konto w systemie S24, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, może złożyć takie sprawozdanie bezpłatnie. W sytuacji kiedy sprawozdanie finansowe składane jest przez pełnomocnika, prokurenta, cudzoziemca (członka zarządu) nie posiadającego numeru PESEL lub obywatela polskiego, którego numer PESEL nie jest ujawniony w KRS, należy uiścić opłatę sądową w wysokości 140 zł.
Sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności jednostki muszą mieć formę elektroniczną, w tym sprawozdanie finansowe musi mieć formę w narzuconym przez administrację formacie logicznym. Ich przekazanie do Krajowego Rejestru Sądowego odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej, poprzez przekazanie odpowiedniego pliku danych do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Sprawozdanie musi zostać podpisane przez wszystkie zobowiązane osoby, z których każda może skorzystać z podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
